Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Là Gì? Hướng Dẫn Cho Người Mới Bắt Đầu

Bạn có mệt mỏi vì ngày làm việc của mình bị nuốt chửng bởi các công việc lặp đi lặp lại không? Sao chép dữ liệu từ biểu mẫu vào bảng tính, gửi email theo dõi thủ công, hối thúc các thành viên trong nhóm phê duyệt—đó chẳng khác nào guồng quay công việc không hồi kết trong thế giới số. Những công việc thủ công nhỏ nhặt này tích tụ lại, khiến bạn cảm thấy quá tải, làm tăng nguy cơ sai sót của con người và đánh cắp thời gian lẽ ra có thể dành cho những công việc chiến lược và có ý nghĩa hơn.

Nhưng sẽ thế nào nếu bạn có thể đặt những công việc này ở chế độ tự động? Sẽ ra sao nếu có cách khiến phần mềm và ứng dụng làm việc cho bạn, chứ không phải ngược lại? Đó là lúc tự động hóa quy trình làm việc (workflow automation) phát huy tác dụng. Hướng dẫn này sẽ giải thích tự động hóa quy trình làm việc là gì, tại sao nó là một yếu tố thay đổi cuộc chơi hoàn toàn, và cách bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay.

Ảnh của GuerrillaBuzz

Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Chính Xác Là Gì?

Nói một cách đơn giản, tự động hóa quy trình làm việc là quá trình sử dụng phần mềm để bắt đầu và quản lý một chuỗi các công việc mà nếu không sẽ phải thực hiện thủ công. Đó là việc tạo ra một bộ quy tắc tự động dẫn dắt công việc qua một quy trình nhiều bước.

Hãy tưởng tượng nó giống như một dây chuyền lắp ráp kỹ thuật số. Khi một bộ phận mới (một mẩu thông tin, như một biểu mẫu đã điền) đến đầu dây chuyền, nó sẽ tự động di chuyển từ trạm này sang trạm khác, với một hành động cụ thể xảy ra ở mỗi điểm dừng, cho đến khi sản phẩm cuối cùng hoàn thành—tất cả đều không cần sự can thiệp của con người.

Cách Hoạt Động: Mô Hình "Kích Hoạt và Hành Động" (Trigger and Action)

Về cơ bản, tự động hóa quy trình làm việc hoạt động dựa trên một nguyên tắc đơn giản nhưng mạnh mẽ: Kích hoạt (Triggers) và Hành động (Actions).

• Kích hoạt (Trigger) là sự kiện bắt đầu quy trình làm việc. Nó là vế "nếu điều này xảy ra..." trong phương trình.
• Hành động (Action) là tác vụ được thực hiện tự động sau khi có kích hoạt. Nó là vế "...thì làm điều đó".

Đây là một ví dụ kinh điển:

• Kích hoạt: Một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn.
• Hành động 1: Thông tin liên hệ của họ được tự động thêm vào CRM của bạn.
• Hành động 2: Một thông báo được gửi đến đội ngũ bán hàng trong Slack.
• Hành động 3: Một email xác nhận được gửi đến khách hàng.

Toàn bộ chuỗi này diễn ra ngay lập tức và hoàn hảo mỗi lần, tất cả là nhờ vào một quy trình làm việc được xác định trước.

Tự Động Hóa Quy Trình (Workflow Automation) và Tự Động Hóa Tác Vụ (Task Automation): Khác Biệt Nằm Ở Đâu?

Bạn có thể nghe thấy các thuật ngữ "tự động hóa tác vụ" (task automation) và "tự động hóa quy trình làm việc" (workflow automation) được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng có một sự khác biệt chính.

• Tự động hóa tác vụ (Task Automation) tập trung vào một hành động đơn lẻ, riêng biệt. Ví dụ, lên lịch đăng bài trên mạng xã hội hoặc đặt lời nhắc lặp lại trên lịch. Nó là việc tự động hóa một "việc cần làm".
• Tự động hóa quy trình làm việc (Workflow Automation) kết nối nhiều tác vụ lại với nhau để tự động hóa cả một quy trình. Đó là một chuỗi các tác vụ tự động, thậm chí có thể liên quan đến nhiều người và nhiều ứng dụng khác nhau.

Nếu tự động hóa tác vụ giống như cài đặt một máy pha cà phê thông minh để pha lúc 7 giờ sáng, thì tự động hóa quy trình làm việc giống như một hệ thống vừa xay hạt cà phê, vừa làm ấm cốc của bạn, và nhắn tin cho bạn khi cà phê đã sẵn sàng.

Tại Sao Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Lại Là Yếu Tố Thay Đổi Cuộc Chơi?

Việc áp dụng tự động hóa quy trình làm việc không chỉ là tiết kiệm vài phút ở chỗ này chỗ kia; nó thay đổi căn bản cách thức hoàn thành công việc. Bằng cách tự động hóa các quy trình dựa trên quy tắc, bạn sẽ khai phá được những lợi ích mạnh mẽ tác động đến toàn bộ tổ chức của mình.

Ảnh của Karla Vidal

5 Lợi Ích Hàng Đầu Của Việc Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

1. Tăng năng suất và hiệu quả: Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Khi bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, bạn giải phóng thời gian cho đội ngũ của mình để tập trung vào công việc chiến lược, sáng tạo và có giá trị cao—loại công việc thúc đẩy sự tăng trưởng và đổi mới. Theo một nghiên cứu của McKinsey, các công ty nhận thấy sự gia tăng năng suất đáng kể bằng cách tự động hóa các quy trình một cách chiến lược.
2. Giảm thiểu sai sót của con người: Tất cả chúng ta đều mắc sai lầm. Một lỗi chính tả trong địa chỉ email hay một con số bị sao chép sai trong báo cáo có thể dẫn đến mất khách hàng tiềm năng và chi phí sửa chữa tốn kém. Tự động hóa đảm bảo các tác vụ được thực hiện với sự nhất quán và chính xác hoàn hảo mỗi lần, loại bỏ nguy cơ sai sót của con người.
3. Tăng tốc quy trình và thời gian hoàn thành: Cần bao lâu để một hợp đồng được phê duyệt? Hay để giới thiệu dịch vụ cho một khách hàng mới? Việc chuyển giao thủ công gây ra sự chậm trễ. Quy trình làm việc có thể ngay lập tức chuyển các tác vụ từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, đẩy nhanh đáng kể tiến độ dự án, phản hồi khách hàng và phê duyệt nội bộ.
4. Cải thiện tinh thần và sự hài lòng của nhân viên: Không ai thích việc nhập liệu nhàm chán hay chạy theo xin chữ ký. Việc loại bỏ những công việc lặt vặt tẻ nhạt cho phép nhân viên tham gia vào các hoạt động ý nghĩa hơn, nâng cao sự hài lòng trong công việc và giảm thiểu tình trạng kiệt sức. Nhân viên hạnh phúc hơn sẽ gắn bó và làm việc năng suất hơn.
5. Tiết kiệm chi phí đáng kể: Thời gian là tiền bạc. Bằng cách giảm số giờ mà đội ngũ của bạn dành cho công việc thủ công, bạn đã giảm được chi phí vận hành. Hơn nữa, bằng cách giảm thiểu các sai lầm tốn kém và cải thiện hiệu quả, tự động hóa đóng góp trực tiếp vào một kết quả kinh doanh lành mạnh hơn.

Các Ví Dụ Thực Tế Về Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Tự động hóa không chỉ dành cho các ông lớn công nghệ. Doanh nghiệp ở mọi quy mô đều có thể áp dụng nó trong mọi phòng ban. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Marketing: Một khách hàng tiềm năng mới tải xuống một ebook từ trang web của bạn (Kích hoạt). Họ sẽ tự động được thêm vào nền tảng email marketing, được gắn thẻ là "khách hàng tiềm năng ấm", và được đưa vào chuỗi email nuôi dưỡng trong 5 ngày (Hành động).
• Bán hàng (Sales): Một nhân viên kinh doanh đánh dấu một thương vụ là "Thắng" (Closed-Won) trong CRM (Kích hoạt). Một quy trình làm việc sẽ tự động tạo hợp đồng, gửi hóa đơn cho đội tài chính và tạo một dự án cho đội triển khai (onboarding) (Hành động).
• Nhân sự (HR): Một ứng viên nộp hồ sơ xin việc qua trang tuyển dụng của bạn (Kích hoạt). Họ ngay lập tức nhận được email xác nhận, thông tin của họ được thêm vào hệ thống theo dõi ứng viên, và người quản lý tuyển dụng nhận được thông báo để xem xét hồ sơ (Hành động).
• Hỗ trợ khách hàng: Một khách hàng gửi một phiếu hỗ trợ (support ticket) có chứa từ "khẩn cấp" (urgent) hoặc "sự cố" (outage) (Kích hoạt). Phiếu hỗ trợ này được tự động chuyển lên cấp cao hơn, mức độ ưu tiên được đặt thành "Cao" và được giao cho một nhân viên hỗ trợ cấp cao (Hành động).

Làm Thế Nào Để Bắt Đầu Với Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Bạn cảm thấy được truyền cảm hứng? Tin tốt là việc bắt đầu hiện nay dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ vào các nền tảng no-code và low-code hiện đại. Bạn không cần phải là một lập trình viên để xây dựng các quy trình tự động hóa mạnh mẽ.

Ảnh của GuerrillaBuzz

Những Bước Đầu Tiên: Các Thực Hành Tốt Nhất Cho Người Mới Bắt Đầu

Hãy làm theo bốn bước sau để đảm bảo một khởi đầu suôn sẻ và thành công trên hành trình tự động hóa của bạn.

1. Bắt đầu nhỏ, thắng lợi lớn: Đừng cố gắng tự động hóa toàn bộ công ty của bạn trong ngày đầu tiên. Hãy xác định một quy trình duy nhất đơn giản, lặp đi lặp lại nhiều lần và dựa trên quy tắc. Một ứng cử viên sáng giá là một công việc mà ai đó thực hiện theo cùng một cách mỗi ngày. Một chiến thắng nhanh chóng sẽ tạo đà và sự tự tin.
2. Vẽ sơ đồ quy trình hiện tại của bạn: Trước khi có thể tự động hóa một quy trình, bạn cần hiểu nó một cách cặn kẽ. Lấy một tấm bảng trắng hoặc một tờ giấy và vẽ ra từng bước một. Ai chịu trách nhiệm cho mỗi công việc? Cần thông tin gì? Nút thắt cổ chai ở đâu? Sơ đồ này sẽ trở thành bản thiết kế cho quá trình tự động hóa của bạn.
3. Chọn công cụ phù hợp: Chìa khóa để tự động hóa thành công là khả năng kết nối. Bạn cần một nền tảng tích hợp liền mạch với các ứng dụng bạn đã sử dụng (CRM, công cụ email marketing, phần mềm quản lý dự án, v.v.). Hãy tìm một công cụ có giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, giúp việc xây dựng quy trình làm việc trở nên dễ dàng.
4. Kiểm tra, theo dõi và lặp lại: Sau khi đã xây dựng quy trình làm việc đầu tiên, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo nó chạy đúng như mong đợi. Sau khi triển khai, hãy theo dõi hiệu suất của nó. Tự động hóa không phải là giải pháp "cài đặt rồi quên đi". Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn luôn có thể tinh chỉnh và cải thiện các quy trình làm việc của mình để chúng trở nên hiệu quả hơn nữa.

Tìm Kiếm Nền Tảng Có Các Tích Hợp Phù Hợp

Sức mạnh của một công cụ tự động hóa quy trình làm việc nằm ở khả năng kết nối toàn bộ hệ sinh thái công nghệ (tech stack) của bạn. Khi đánh giá các nền tảng, hãy kiểm tra thư viện tích hợp của họ để đảm bảo chúng hỗ trợ các phần mềm quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

Đôi khi, việc kết nối với các ứng dụng đặc thù theo khu vực có thể là một trở ngại lớn. Ví dụ, việc kết nối với các ứng dụng giao tiếp phổ biến ở một số thị trường đòi hỏi các giải pháp chuyên biệt. Các nền tảng như LaPage giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp các giải pháp như Zalo node được cài đặt sẵn hoặc Telegram proxy dạng plug-and-play. Điều này giúp việc tự động hóa giao tiếp trên các kênh mà khách hàng và đội ngũ của bạn thực sự sử dụng trở nên liền mạch, loại bỏ các rào cản kỹ thuật và mở ra những khả năng mới cho việc tự động hóa. Để có thêm hướng dẫn, hãy xem bài viết của chúng tôi về việc chọn các công cụ tự động hóa phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Hành Trình Của Bạn Đến Với Cách Làm Việc Thông Minh Hơn

Tự động hóa quy trình làm việc không còn là một thứ xa xỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn; đó là một chiến lược thiết yếu và dễ tiếp cận cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển. Bằng cách gỡ bỏ các công việc lặp đi lặp lại, giá trị thấp khỏi vai đội ngũ của bạn, bạn sẽ khai phá tiềm năng thực sự của họ để giải quyết vấn đề, làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến lên.

Sẵn sàng để giành lại thời gian của mình chưa? Đây là thử thách cho bạn trong tuần này: Xác định một công việc lặp đi lặp lại mà bạn hoặc đội ngũ của bạn thường xuyên thực hiện. Hãy vẽ sơ đồ của nó, và bắt đầu suy nghĩ về cách bạn có thể tự động hóa nó. Bước đầu tiên là bước quan trọng nhất.

Bạn có câu hỏi nào về việc bắt đầu không? Hay bạn đã tự động hóa một quy trình giúp bạn tiết kiệm hàng tấn thời gian? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới!

---

Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Đâu là sự khác biệt giữa tự động hóa quy trình làm việc (workflow automation) và Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA)?
Mặc dù cả hai đều tự động hóa các tác vụ, tự động hóa quy trình làm việc được thiết kế để điều phối các quy trình trên nhiều hệ thống và con người, thường thông qua tích hợp API. Mặt khác, RPA thường liên quan đến các "bot" bắt chước hành động của con người để tương tác với phần mềm ở cấp độ giao diện người dùng, như sao chép và dán dữ liệu giữa các ứng dụng không có API.

2. Doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình làm việc không?
Chắc chắn rồi. Các doanh nghiệp nhỏ thường có đội ngũ tinh gọn, khiến việc tiết kiệm thời gian càng trở nên quan trọng hơn. Tự động hóa các công việc như quản lý khách hàng tiềm năng, giới thiệu khách hàng mới và xuất hóa đơn cho phép các đội ngũ nhỏ hoạt động với hiệu quả của các tổ chức lớn hơn nhiều và tập trung vào sự phát triển.

3. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc có giá bao nhiêu?
Chi phí rất đa dạng. Nhiều nền tảng cung cấp các gói khởi đầu miễn phí hoặc chi phí thấp, rất phù hợp cho người mới bắt đầu và các doanh nghiệp nhỏ. Các gói nâng cao hơn với giới hạn tác vụ cao hơn và các tính năng cao cấp sẽ có phí hàng tháng hoặc hàng năm cao hơn.

4. Tự động hóa quy trình làm việc có khó học không?
Không còn nữa. Các nền tảng tự động hóa quy trình làm việc hiện đại được thiết kế theo dạng "no-code" hoặc "low-code", có nghĩa là bạn có thể xây dựng các quy trình tự động hóa phức tạp bằng cách sử dụng giao diện kéo-thả trực quan mà không cần viết một dòng mã nào. Nếu bạn có thể tạo một lưu đồ, bạn có thể xây dựng một quy trình làm việc.